Als secretarieel medewerker werk je voor een managementteam dat verantwoordelijk is voor meerdere afdeling binnen de organisatie. Je ondersteunt vanuit je rol het team met als doel het optimaliseren van de werkprocessen, zodat deze soepel verlopen en de kwaliteit van werkzaamheden is gewaarborgd.
Als secretarieel medewerker ben je een echte spin in het web. Je hebt goede organisatorische
vaardigheden en verricht diverse ondersteunende werkzaamheden, o.a.:
- Je organiseert en verzorgt de correspondentie (telefoon/beheer mailbox) en handelt de post af.
- Je stelt zelfstandig brieven op en draagt zorgt voor het beheer van het archief.
- Je bent medeverantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve inrichting van alle processen en adviseert proactief voor verbeteringen.
- Je beheert de adressen- en relatiebestanden.
- Je organiseert, in overleg met de betrokkenen, in- en externe bijeenkomsten en vergaderingen. Je verzamelt en verzend de (vergader)stukken, notuleert bij de vergaderingen en zorgt voor de ontvangst van de bezoekers.
- Je signaleert ontwikkelingen en knelpunten en helpt mee in de uitvoering van de ideeën en richtlijnen die de managers opstellen.
- Je plant afspraken en overleggen in voor de collega’s van team Opvang en attendeert de collega’s op de gemaakte afspraken.