Privacybeleid Personato
 

1 Inleiding Privacy beleid

Deze privacyverklaring geldt voor alle gegevensverzamelingen en andere gegevensverwerking van Personato. Waar in deze privacyverklaring de naam Personato (of “wij” of “ons” of “onze”) wordt gebruikt, wordt verwezen naar Personato en gelden dezelfde passages ook voor de aan Personato gelieerde vennootschappen Personato Solutions B.V., Personato Professionals B.V. en Topprofile B.V..

In dit privacybeleid beschrijven wij:
• Hoe we door u verstrekte persoonsgegevens verwerken (verzamelen, gebruiken, delen, vernietigen en beschermen);
• Hoe u inzage kunt krijgen in uw persoonsgegevens;
• Hoe deze gegevens kunt inzien, laten wijzigen en/of verwijderen;
• Hoe u een (vermeende) klacht kunt indienen.

Als u ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons Privacybeleid.

Personato is ervan overtuigd dat de persoonlijke levenssfeer van haar kandidaten, flexwerkers, werknemers, alsook van haar andere relaties en bezoekers van de website van essentieel belang is. De persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt.

Dit beleid geldt voor alle gegevensverzamelingen en andere gegevensverwerking van Personato.

2 Personato
Personato is gevestigd te Venray, Keizersveld 91, postcode 5803 AP en is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van gegevens die plaats vinden op deze website.

3 Technische informatie
De website van Personato kan bezocht worden zonder dat we enige vorm van persoonsgegevens van u vastleggen. Zoals veel andere websites, maakt ook onze website gebruik van cookies. Evenals veel andere websites verzamelt deze website via deze cookies bepaalde niet identificeerbare informatie over de gebruikers van de website, zoals bijvoorbeeld, het IP-adres van uw Internet Service Provider, datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat u gebruikt, de onderdelen van de website die u bezoekt, de pagina’s van de website die u heeft bezocht en de informatie die u heeft bekeken, informatie over het type apparaat wat u gebruikt voor uw bezoek aan de site, de geo-locatie waar u zich bevindt en het materiaal dat u opstuurt of downloadt van de website. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en systeembeheerder, en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Omdat het hier niet tot een natuurlijk persoon herleidbare gegevens betreft mogen deze technische gegevens aan derden worden doorgegeven en kunnen deze gegevens permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

4 Cookies
Personato maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Personato zal nooit gegevens verkregen uit cookies delen met derden. Een cookie is een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend.
De cookies slaan geen tot een persoon herleidbare gegevens op. U kunt hier meer over lezen in onze cookieverklaring.

5 Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?
5.1 Kandidaten
Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, u door onze consultant bent benaderd en u laat inschrijven, of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

We kunnen ook gegevens van u verzamelen indien u deze heeft geplaatst op publieke middelen waaruit zou kunnen blijken dat u geïnteresseerd zou zijn in onze dienstverlening. In dat geval zullen we u benaderen of u interesse heeft om zich bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacybeleid.
De opslagtermijn van deze gegevens is vastgesteld op 2 jaar.

5.2 Contactpersonen zakelijke relaties
De contactgegevens van contactpersonen van prospects, klanten, relaties en leveranciers leggen wij vast in ons CRM-systeem om de contactgegevens te borgen.

6 Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?
6.1 Kandidaat
In het algemeen verzamelen en verwerken wij uw gegevens via de website of via eigen toevoeging met voorafgaande toestemming van de betrokkene voor de uitvoering van onze dienstverlening. Deze dienstverlening betreft bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement.

Voor deze dienstverlening hebben wij specifiek informatie nodig om:
1. U aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten. Dit geschiedt door onze medewerkers of geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert);
2. U te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld (opt-in);
3. Uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk danwel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, social media (indien dit voor de functie relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven) en eventueel andere bronnen.
4. Een bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
5. Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
6. Ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening;
7. Voor het bevorderen van assessments, opleiding of andere testen om te beoordelen of u kwalificeert;
8. Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie en bedrijfsveiligheid;
9. Voor naleving van wet- en regelgeving als we een bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan;

6.2 Contactpersonen zakelijke relaties
Personato verwerkt de persoonsgegevens van contactpersonen van zakelijke relaties betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen:
‒ Voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten;
‒ Een zakelijke relatie te onderhouden;
‒ Een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

7 Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?
7.1 Kandidaten
Wij verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.

Meer specifiek gaat het om - onder andere - de volgende persoonsgegevens en/of documenten:
Bij inschrijving:
‒ NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres;
‒ Geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, leeftijd, geslacht;
‒ Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages, arbeidsvoorwaarden en werkervaring;
‒ Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
‒ Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
‒ Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
‒ Pasfoto en video (introductie). Dit op vrijwillige basis.

Op het moment dat u voor Personato kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt:

‒ Nationaliteit, BSN-nummer, ID-bewijs, werkvergunning;
‒ Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;

Personato legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

7.2 Contactpersonen zakelijke relaties
Wij verwerken van contactpersonen van zakelijke relaties de namen, contactgegevens (mail en telefoonnummer) en functies van contactpersonen.

8 Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens (kandidaten, flexwerkers, zzp-ers) delen?
8.1 Kandidaten
Personato kan uw persoonsgegevens doorgeven aan andere Personato entiteiten, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensverwerkers) die namens de verwerkingsverantwoordelijke diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?”.

Uw persoonsgegevens worden alleen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.
Personato draagt zorg voor de beveiliging middels passende technische en organisatorische maatregelen op de door u verstrekte gegevens rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen.

8.2 Contactpersonen zakelijke relaties
Personato kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen ten behoeve van de zakenrelatie. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan andere Personato entiteiten en zakenpartners die namens haar diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin Personato hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis. Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. Personato zorgt voor de beveiliging middels passende technische en organisatorische maatregelen op de opgeslagen persoonsgegevens rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen.

9 Bewaartermijnen
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen en de categorie waaronder de persoonsgegevens vallen.

9.1 Kandidaten (voor werving t.b.v. vaste dienst en detachering bij opdrachtgevers)
Uw bemiddelingsgegevens (NAW-gegevens, CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn maximaal twee jaar beschikbaar. Een maand voor het verstrijken van deze termijn wordt een herinneringsmail gestuurd om opnieuw toestemming aan u te vragen. Indien u niet meer in de database opgenomen wenst te worden, kunt u dit aangeven. Nadat u heeft aangegeven dat u niet meer in de database opgenomen wenst te worden, worden de gegevens nog voor maximaal 6 maanden bewaard in verband met eventuele klachten. In deze afgeschermde omgeving zijn uw gegevens enkel beschikbaar voor een beperkt aantal personen binnen Personato onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden uw gegevens definitief verwijderd uit onze database en de ‘mijn Personato’ omgeving.

Wij willen voorkomen dat wij u meerdere malen onnodig benaderen. Daarom willen wij in onze database vastleggen wanneer u voor het laatst benaderd bent. Daarvoor vragen wij u toestemming. Deze gegevens (NAW-gegevens en laatste contactmoment) leggen wij vast in onze database nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Deze contactgegevens houden wij 5 jaar aan. Daarna worden de contactgegevens verwijderd uit onze database en zult u enkel na uw toestemming wederom door ons aan de database worden toegevoegd.

9.2 Kandidaten (bij plaatsing als detacheerder bij opdrachtgevers)
Op het moment dat u als werknemer via payroll of loondienst bij ons in dienst treedt, zullen wij uw persoonsgegevens conform wettelijke vereisten tijdens dienstverband en na dienstverband maximaal vijf jaar bewaren. Deze gegevens betreffen gegevens over personalia, arbeidsovereenkomst, wijzigingen, functioneringsgesprekken, loonbelastingverklaringen, BNS-nummer en identiteitsbewijzen.

Voor benadering en werving wordt eenzelfde procedure gehanteerd als beschreven in de voorgaande periode.

9.3 Contactpersonen zakelijke relaties
De persoonsgegevens van contactpersonen van zakelijke relaties worden aangehouden ten behoeve van de verbetering van onze dienstverlening. Deze gegevens worden maximaal 10 jaar bewaard.

10 Rechten op inzage en/of wijzigen van uw gegevens
10.1 Kandidaten
10.1.1 Via uw persoonlijk account
Via “Mijn Personato” (uw persoonlijk account) op de website van Personato heeft u inzage in een groot deel van de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt zelf op elk gewenst moment een aantal gegevens wijzigen zoals het doorvoeren van aanpassingen in uw CV of uw accountgegevens.
Als u inzage wenst in uw totale persoonsgegevensverwerking en/of gegevens wilt wijzigen of verwijderen die u zelf niet kunt aanpassen, dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij Personato.
10.1.2 Overige
Als u geen persoonlijk account heeft en u wilt inzage en/of wijzigingen aanbrengen aan uw gegevens dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij Personato of via het algemeen telefoonnummer.
Om gebruik te maken van deze dienst moet u zich legitimeren middels een geldig identiteitsbewijs.

10.2 Contactpersonen zakelijke relaties
Als u inzage wilt en/of wijzigingen aanbrengen aan uw gegevens dan contact opnemen met uw contactpersoon bij Personato of via het algemeen telefoonnummer. Om gebruik te maken van deze dienst is moet u zich legitimeren middels een geldig identiteitsbewijs.

11 Recht op verwijderen van uw gegevens
Voor zowel kandidaten als contactpersonen van zakelijke relaties geldt dat indien zij willen dat gegevens definitief verwijderd worden binnen Personato dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon of via het algemeen telefoonnummer. Om gebruik te maken van deze dienst, moet u zich legitimeren middels een geldig identiteitsbewijs.

12 Recht op dataportabiliteit van uw gegevens
Wilt u uw gegevens overdragen aan een andere organisatie dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon of via het algemeen telefoonnummer. Personato zal dan uw gegevens verzamelen en deze middels een beveiligde e-mail aan u overdragen. Om gebruik te maken van deze dienst moet u zich legitimeren middels een geldig identiteitsbewijs.

13 Beveiliging
Personato doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig verwerkingen. Personato draagt zorg voor de beveiliging middels passende technische en organisatorische maatregelen op de door u verstrekte gegevens rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen.

Indien Personato als verwerkingsverantwoordelijke gebruik maakt van verwerkers dan zal Personato vooraf aan de verwerking een verwerkingsovereenkomst met deze partij opstellen. Hierbij zullen tenminste dezelfde of zwaardere beveiligingsmaatregelen gelden als dat deze gegevens binnen Personato verwerkt zouden worden.

14 Vragen, opmerkingen, klachten
Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door Personato, dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

E-mail: info@personato.nl
Personato: Personato, Keizersveld 91, 5803 AP Venray.
Telefonisch: Telefoonnummer 0478 - 630 930.

15 Vermoeden van een Datalek
Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden via onderstaande gegevens:

E-mail: info@personato.nl
Personato: Personato, Keizersveld 91, 5803 AP Venray.
Telefonisch: Telefoonnummer 0478 - 630 930.

16 Wijzigingen
Personato kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacybeleid. Het meest actuele Privacybeleid is te allen tijde in te zien op de website van Personato. Deze versie is opgesteld in februari 2018.